各部门、各二级学院：

为规范学校采购项目履约验收行为，推动验收环节由“程序合规”向“实质达标”转变，确保履约验收质量、保障教学科研工作，切实维护学校权益，根据《池州学院采购项目验收管理办法（修订版）》（校字〔2023〕32 号）等文件精神，特对学校货物类采购项目验收工作提示如下：

一、项目（使用）单位工作提示

项目（使用）单位作为采购标的的直接接收方和实际使用者，是验收工作的责任主体之一，验收结论直接关系到标的能否满足实际工作需求。

（一）预验收准备要点

1、选派专人参与预验收小组

（1）优先选派熟悉标的用途、技术要求、使用场景的业务骨干加入预验收小组，确保能从实际使用角度判断标的是否达标。

（2）若采购标的为专用设备、专业软件等技术复杂品类，需指定技术负责人全程参与，避免因专业不足导致验收疏漏。

2、准备预验收环境与工具

（1）提前准备好标的安装、测试所需的场地、电源、配套设施等（如专用设备的操作台、软件的服务器环境）。

（2）准备必要的测试工具或对比样本，例如：计量设备的校准工具、同类产品的性能对比参数等。

（3）对照招、投标文件中的采购需求标的，逐条了解标的规格、型号、数量、技术参数、交付时间、服务承诺等核心条款。

3、准备预验收材料

按要求准备招标文件、供应商投标文件、产品合格证、第三方检测报告、签字的接收货物清单等。

（二）预验收现场核心工作

1、实物核对：聚焦“信息核对”

基础信息核对：查验标的品牌、型号是否与投标文件一致，数量是否准确，外观有无破损、划痕、变形等影响使用的瑕疵。

2、运行测试：紧扣“正常运行”

功能是否正常：测试标的是否能正常使用。

3、问题记录：确保“清晰可追溯”

（1）预验收过程中发现的任何问题，均需详细记录，明确问题现象、影响范围等。

（2）与供应商现场确认问题，共同签字留存记录，避免后续争议。

（3）对可当场整改的小问题，监督供应商整改后即时复验；对无法当场整改的问题，明确整改目标、整改期限及复验时间。

4、预验收具体四步骤

（1）货物比对步骤：所有货物品牌、型号、数量（含面积等）、检验报告等是否与招投标文件要求一致；

（2）质量检查步骤：包括但不限于供应商操作演示、技术交底、培训服务等内容；

（3）师生体验步骤：所有设备是否流畅运行、对该项目需要完善的建议，形成基本结论；

（4）形成预验收报告步骤，见附件1：采购项目预验收报告（货物类）。

5、预验收要点提示

（1）按图素骥，品牌、型号、质量、数量是否符合招投标文件要求；

（2）对未达标的项目，坚决提出预验收不合格意见，并依据合同约定推进整改。

（三）正式验收后跟进工作

1、参与资料归档

（1）配合整理验收过程中的各类资料，主要包括：产品合格证、第三方检测报告、接收货物清单、专家清点清单（货物验收清单现场查验表）、预验收问题整改报告（如有）、验收报告等，确保资料完整、准确，以便备案。

（2）留存标的的操作手册、保修凭证等，移交至相关保管人员。

2、组织使用培训

（1）督促供应商按合同约定开展操作培训，确保本单位员工掌握标的的正确使用方法和日常维护技巧。

（2）收集员工在培训和试用过程中的反馈，及时与供应商沟通解决。

3、跟踪质保期服务

（1）建立标的使用台账，记录使用情况和故障报修信息。

（2）在质保期内，若标的出现质量问题，及时联系供应商履行保修义务，并留存沟通记录和维修记录。

（四）工作纪律要求

1、预验收工作需坚持客观公正、实事求是原则，严禁与供应商串通舞弊，严禁收受供应商财物或接受不正当利益。

2、对验收过程中知悉的供应商商业秘密，严格履行保密义务。

3、强化责任和纪律意识，避免因预验收把关不严，导致不合格标的投入使用，造成单位损失。

二、业务管理单位工作提示

核心总原则：按期验收、按标准核验、全程留痕、闭环管理，坚决守住合规底线，保障项目质量与资金安全，杜绝违规验收、流程倒置、资料缺失等问题。

（一）正式验收前置必做事项

1、达标再启动：供应商必须完成全部合同履约内容，使用单位提交采购项目预验收报告后启动验收，不达标坚决不启动验收。

2、验收小组合规组建：按金额分级成立单数验收小组，验收组专家成员可邀请校外专家，项目单位成员不作为专家成员参与，如需可邀请审计、国资部门联合参与监督验收过程，专业项目增派技术人员，利害关系人主动回避。

3、资料准备：以招标文件、采购文件、产品合格证、第三方检测报告、签字的接收货物清单、技术承诺等为基本验收依据，对照量化标准逐项核对，不主观放宽、不随意变更要求。

（二）现场验收核心要求

1、逐项核验不走过场：货物核对数量、品牌、型号、外观及性能、功能测试、质量及资料，杜绝走马观花、口头承诺。

2、现场记录如实填写：验收过程要求专家同步填写清单原始记录表并签名，见附件2：货物验收清单（现场查验表），如实标注合格与否，严禁事后补填、篡改记录、代签漏签。

3、试运行不省略：中大额及技术类项目，按合同约定完成试运行，跟踪运行状态、记录故障情况，试运行合格方可终审。

（三）问题整改闭环管理

1、轻微问题现场备案，不影响使用可正常通过，备注详情即可；

2、一般问题下达整改通知书，明确整改内容与时限，整改完毕必须组织原小组复验，复验合格方可通过；

3、严重质量问题、与合同严重不符的，直接判定不合格，责令退换货、返工重做，拒不整改的按合同追责，严禁“带病通过”。

（四）验收结论与签字规范

1、验收合格/整改后合格，出具正式验收报告，见附件3：池州学院采购项目验收报告书（货物类），验收小组、业务部门、供应商必须签字盖章；

2、有异议需注明具体理由，不得无故拒签，不隐瞒分歧意见；

3、验收不合格的，出具书面意见书，暂不付款、不入账，整改到位前不推进后续流程。

（五）归档与后续关键要求

1、资料及时归档：验收完成后及时将验收报告、产品合格证、第三方检测报告、接收货物清单、专家清点清单（货物验收清单现场查验表）、整改资料、合同、影像资料（如有）等全套归档，长期留存备查，作为审计、核查的核心依据。

2、凭单付款入账：必须持验收合格报告、合同、完整发票办理付款，固定资产同步办理入库登记，做到账实相符，严禁先付款后验收、无验收单报销。

3、质保期跟踪：验收后做好质保期售后跟进，出现问题及时对接供应商履约，相关记录一并留存。

项目（使用）单位以及归口业务管理部门应将风险防控嵌入验收全流程，压实环节责任，确保验收工作经得起检验。

附件1：采购项目预验收报告（货物类）

附件2：货物验收清单（现场查验表）

附件3：池州学院采购项目验收报告书（货物类）

国有资产管理处

2026年4月10日